Chronique n° 3 : Les pré-requis

Précédemment nous avons abordé l’expression de la demande, aujourd’hui nous allons parler de la phase initiale d’un projet de déménagement : les pré-requis.

Les pré-requis ce sont les conditions et ensembles de conditions à remplir pour entreprendre des actions. Dans notre cas, les conditions qui vont permettre de construire nos actions sont les suivantes :

  • La liste des directions et/ou des services impactés par l’opération
  • La liste du personnel devant être déplacé
  • Les principales caractéristiques d’organisation et de fonctionnement de l’entreprise
  • Les sites et/ou les bâtiments concernés
  • La liste des biens et équipements à déménager

Pour formaliser le contenu de votre déménagement, tous ces pré-requis doivent être identifiés et mis en évidence.

Les directions et/ou services

L’organigramme de votre entreprise sera suffisant pour que l’on comprenne votre organisation et que l’on visualise le nombre de directions ou services qui la composent.

 

La liste du personnel

Il vous faudra fournir la liste de l’ensemble du personnel dans un tableau Excel, en indiquant pour chaque personne, le nom, le prénom, le matricule (s’il en existe), la direction ou le service dont elle dépend, le numéro de téléphone, l’adresse mail et enfin le numéro du bureau dans lequel elle se trouve.

 

Les principales caractéristiques d’organisation et de fonctionnement de l’entreprise

Votre organigramme permettra de comprendre l’organisation de votre entreprise, il faudra compléter ces informations en précisant les modalités de fonctionnement de chaque direction et de chaque service en précisant le niveau de continuité d’activité à assurer pour ne pas mettre en danger l’entreprise.

En règle générale, on retrouve ces risques à la comptabilité lors des bilans, au service commercial si vous devez assurer un lien constant avec vos clients, au service informatique lors des bascules de serveurs et de la téléphonie… Chaque société a ses spécificités il est important de les préciser dès le départ.

Les sites et/ou les bâtiments

La localisation de l’entreprise est à la base de la structuration de l’opération. C’est à partir du site et des bâtiments que l’on va pouvoir localiser chaque direction et service, le personnel, les biens et équipements que ce soit au départ ou à l’arrivée. La configuration architecturale du site et des bâtiments est aussi un élément prépondérant, elle va permettre d’identifier les accès, les zones de stationnement, les circulations (qu’elles soient horizontales ou verticales) et les moyens de levage (ascenseurs, monte-charge) et leurs contraintes (passage, hauteur).

 

L’inventaire

L’inventaire consiste à identifier tous les biens et les équipements qui doivent être déménagés :

  • Les biens mobiliers (bureaux, armoires, assises …)
  • Les équipements informatiques et téléphoniques (PC, imprimantes, photocopieurs …)
  • Les équipements spécifiques (traceurs de plans, appareils électroménagers …)
  • Les équipements de sécurité (armoires fortes, coffres-forts)
  • Les linéaires de documents se trouvant dans les armoires
  • Les linéaires d’archives se trouvant dans les locaux de stockage

L’inventaire doit être réalisé sur un tableau Excel en précisant la localisation de chaque bien, ses dimensions et ses caractéristiques particulières.

Tous ces pré-requis ont pour valeur de dimensionner l’opération et d’en définir le périmètre. Avec toutes ces données vous allez pouvoir lancer une consultation auprès des entreprises de déménagement. Mais avant cela, il va falloir dessiner le scénario de votre déménagement, c’est le thème que nous aborderons dans notre prochaine rubrique.

N’hésitez pas à commenter nos propos ou à nous questionner.

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